Comment produire la paie pour ses salariés en collaboration avec son cabinet d’externalisation de la paie ?

Et si ça pouvait devenir simple ?

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Externalisation Paie

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Thierry CHEBILLE

Rédacteur

SHaker®

Propriété

Paie Externalisée

Pourquoi faire appel à un cabinet expert ?

Produire la paie pour ses salariés en collaboration avec son cabinet d’externalisation de la paie n’est pas si difficile. Encore faut-il savoir identifier les rôles de chacune des parties et organiser les délégations en étant clair sur les responsabilités de chacun.

Vous trouverez dans cet article toutes les clés pour mettre en place la co-production de la paie, afin de prévenir les risques règlementaires et opérationnels, de faire évoluer l’organisation du service RH, et de produire et distribuer une paie fiable et respectueuse des lois.

Externaliser la paie ou bien la produire en interne ?

Saviez-vous qu’il existe une solution medium à cette question ? Entre produire la paie vous-même et la confier en totalité à un spécialiste de la gestion de la Paie, il existe une possibilité qui est aujourd’hui très tendance.

En effet, l’externalisation complète de la production des fiches de paie ne représente pas la seule alternative à la gestion interne complète de cette tâche. Les entreprises peuvent également outsourcer partiellement cette fonction en adoptant la paie « semi-externalisée », encore appelée « la paie accompagnée ».

Cette coproduction permet par exemple au client de n’avoir qu’à rentrer manuellement ses informations dans un outil s’occupant d’au moins une partie des calculs nécessaires à la réalisation des bulletins de salaire. Soutenue par l’essor du cloud computing, cette alternative a connu une montée en puissance au cours des dernières années.

Vous saisissez vous-même vos informations sur un logiciel en ligne. Des éléments clés du calcul de la paie, comme les évolutions législatives ou la convention collective, sont directement intégrés dans cet outil, avec comme objectif de simplifier la tâche du donneur d’ordres. Le prestataire externe contrôle les éléments calculés et les cotisations, et fournit également des services connexes d’accompagnement, en apportant par exemple une expertise juridique.

Avantages : des tarifs attractifs, maintien d’un certain contrôle sur les informations transmises, simplification de la fonction paie.

Inconvénients : risques inhérents à la réalisation d’une partie du travail en interne (erreurs de saisie, ruptures de compétences liées aux arrêts du personnel interne, etc.).

Prévenir la « rupture de compétences » et prévoir « la continuité de service ».

Un autre avantage à la mise en place d’une organisation en co-production avec votre prestataire en externalisation de la paie sera d’anticiper la rupture de compétence imprévisible de votre personnel en charge de la collecte, de la saisie des variables de paie et autres tâches réservées à l’interne.

À tout moment, vous pourrez solliciter auprès de votre prestataire une prise en charge élargie des opérations liées à votre processus de paie, notamment pour pallier un congé maternité, un départ à la retraite, un arrêt maladie.

Vous disposez ainsi du « Back-up » pour une continuité du service auprès de vos salariés.

L’efficacité de votre nouvelle solution de paie et de RH dépendra avant tout de son modèle de prise en charge. Lors de la mise en place de la co-production de la paie, vérifiez que vous disposez bien d’un interlocuteur dédié et doté d’une expertise approfondie en gestion de la paie et en conformité, et que l’offre d’assistance client choisie est adaptée à vos besoins au quotidien. Un prestataire adapté doit offrir une assistance évolutive qui s’adapte à votre budget et à vos exigences en matière de changement.

Organiser les process collaboratifs en adoptant une RGPD attitude et en s’appuyant sur la capacité d’innovation du cabinet d’externalisation de la paie

Encore trop souvent, les entreprises partagent les informations de leurs salariés (carte vitale, RIB, gestion des absences, etc.) ainsi que les bulletins de paie, par mail ou en les déposant sur un simple drive. Pourtant, ces partages sont contraires aux exigences RGPD qui encadrent la distribution des bulletins de salaires et le traitement des données personnelles.

Dans le cas d’une co-production avec votre prestataire de paie, la mise en œuvre d’outils numériques collaboratifs, couplés avec le logiciel de paie, vous permettra d’échanger ces informations, de dématérialiser, stocker et distribuer les bulletins de paie grâce à des coffres-forts hautement sécurisés.

Cette solution de dématérialisation respecte rigoureusement les obligations légales tout en proposant un service accessible 24h/24 où que soit le salarié et le manager, par le biais d’un portail Web dédié et d’une application pour smartphones. Sollicitez votre prestataire de services de paie qui s’intéresse et investit dans l’innovation, en étant constamment à la recherche de solutions capables de répondre à vos défis d’aujourd’hui et de demain.

Optimiser la production de la paie et développer les services dans l’intérêt des salariés et du climat social

La pandémie du COVID-19 a révélé la vulnérabilité des différents systèmes de paie et de RH face à un bouleversement soudain. Des études récentes ont démontré que, suite à la pandémie, 66 % des décideurs avaient choisi de privilégier l’optimisation des coûts, alors que 34 % avaient, quant à eux, priorisé l’efficacité opérationnelle.

Profitez de la mise en place de cette co-production de la gestion de la paie avec votre prestataire de services de paie pour simplifier les opérations, améliorer leur efficacité, identifier les possibilités d’économies et les opportunités de réponses aux attentes nouvelles des salariés. Sollicitez votre prestataire de services de paie pour accompagner votre personnel à chaque étape du cycle de vie du salarié. Et n’hésitez pas à intégrer son réseau de clients afin de partager les meilleures pratiques en matière d’organisation de vos process RH.

« Considérer son prestataire de services paie comme un partenaire, une aide à la décision et un véritable bras droit de sa stratégie de gestion sociale, telle est aujourd’hui une des clés pour développer son avantage concurrentiel en tant qu’employeur. »

Il n’existe pas une seule façon d’accompagner les entreprises dans la production de leurs paies mais une multitude de manière de procéder, rien n’est figé, tout est modulable en fonction des besoins des clients, de vos propres envies et aspirations professionnelles.

Pour définir votre stratégie de gestion sociale et déterminer quelle serait la meilleure organisation pour vous en matière de production de la paie, il peut être judicieux de vous faire accompagner pour identifier la parfaite adéquation des solutions avec votre contexte.

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par Morgane Baris

Chargée de communication et marketing

(©) Crédit photo : Mikhail Nilov

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